Cómo planificar y organizar una fiesta de fin de año empresarial

Sabemos que con este título ya empiezas a recordar al bailarín que no sabías que lo era hasta el año pasado, o al que da discursos de lo mucho que son una familia o por qué no a los que cambian cada año de personalidad con las celebraciones; pero la fiesta de fin de año de la empresa termina siendo una excelente oportunidad para unir a los equipos, reconocer el trabajo de los colaboradores y celebrar los objetivos alcanzados. En este artículo queremos brindarte algunos consejos a tener en cuenta para empezar a planearla y crear una experiencia inolvidable.

1. Contratar a un profesional de producción de eventos

Si no cuentas con el tiempo para planificar con anticipación el evento y encargarte de los imprevistos que puedan surgir, puedes pensar en contratar a un profesional que te ayude en las cotizaciones, selección de lugar, elección del entretenimiento y hasta en la búsqueda de proveedores de comida y decoración. Los productores de eventos muchas veces pueden encontrar más y mejores opciones por ti, ahorrándote dinero y tiempo.

2. Selección del lugar

El lugar es una de las cosas más importantes al planear tu evento de fin de año. No solo debes elegir algo que se adecue al estilo y a la temática de la fiesta, si no que también debes tener en cuenta, la disponibilidad, el número de personas y la cercanía del lugar para tus colaboradores, ya que muchas veces se debe ofrecer transporte si el lugar es muy lejano. Ten en cuenta como opciones restaurantes, hoteles, centros de convenciones, salones, jardines, terrazas o espacios al aire libre.

3. Temática y decoración

Para que tu fiesta sea única puedes pensar en una temática en especial como fiesta de máscaras, de neón, gala de premios, circo, picnic, entre otras.  Puedes alinear la decoración y los shows de entretenimiento con la temática, lo que hará que sea un evento recordable y divertido.

4. Entretenimiento para todos los gustos

Uno de los aspectos más importantes al realizar la fiesta es cómo entretienes a los participantes. Lo primero que se debe tener en cuenta es la música y cómo se va a amenizar todo el día. Si quieres pensar en espectáculos diferentes, innovadores y divertidos, en The Glow Show te ofrecemos opciones como shows de improvisación en donde de acuerdo a tu temática podemos realizar juegos o contar historias totalmente improvisadas, stand up comedy diseñado de acuerdo a los temas que quieras hablar u obras de teatro para todos los públicos.

5. Actividades interactivas

Además del show de entretenimiento principal también puedes pensar en concursos, premios, juegos o actividades que permitan que tus colaboradores se conozcan más y trabajen en equipo. Nosotros te podemos ofrecer, por ejemplo, juegos de teatro e improvisación para trabajar la creatividad, la expresión corporal o simplemente para divertirse.

6. Menú y bebidas

Asegúrate de ofrecer opciones de comida de acuerdo con la temática de la fiesta, la hora, la ubicación y los gustos de tus invitados. Puedes optar por menús de comida rápida, de parrilla, buffet o simplemente entradas. En cuanto a las bebidas debes definir si se dará alcohol y si es así, determinar qué tipo de licor y qué cantidad. Siempre debes pensar en tener bebidas sin alcohol.

7. Regalos, premios y agradecimientos

Una forma de agradecer a los colaboradores es brindándoles regalos y premios durante la fiesta. Puedes pensar en darle a todos un regalo o un bono económico, hacer sorteos de regalos de mayor cuantía como viajes o electrodomésticos, o premiaciones para reconocer a determinados empleados que ayudaron a contribuir a cumplir objetivos de la empresa. Es importante que esto también se acompañe de un mensaje de agradecimiento en donde transmitas la gratitud hacia tus colaboradores por su dedicación y compromiso y los motives para empezar un año nuevo lleno de retos y nuevas cosas.

8. Logística e Imprevistos

No se te olvide tener en cuenta qué personal se encargará de la logística del evento: el transporte de tus colaboradores, equipos y premios; la distribución de bebidas y alimentos; la seguridad, entre otros aspectos. Por otro lado, te sugerimos hacer una lista de posibles imprevistos que pueden surgir y sus soluciones como por ejemplo si el evento es en un espacio abierto y empieza a llover que se hará, si alguien enferma o tiene un accidente, a quién se va a recurrir, etc.

9. Comunicaciones del evento y retroalimentación

Informa permanentemente a tus colaboradores sobre los detalles de la fiesta. Puedes crear una campaña de expectativa en donde vayas dando detalles del evento: fecha, lugar, hora, dress code, actividades, temas de logística, etc.  Durante el evento registra en fotos y videos las actividades y luego compártelas con los asistentes y posterior a la fiesta envía agradecimientos y recopila comentarios o sugerencias para próximos eventos.

10. ¡Disfruta!

Como organizadores, a veces nos olvidamos de sacar un tiempo para compartir con nuestros compañeros, si no tienes un profesional que te colabore, igual busca un espacio para que disfrutes la fiesta y las actividades que preparaste.

Finalmente sabemos que planificar la fiesta de fin de año requiere tiempo, atención al detalle y creatividad, pero también sabemos que esto se va a ver reflejado positivamente en el sentido de pertenencia de tus colaboradores, en su acercamiento como grupo y en su comunicación. Así que esperamos que estos consejos te ayuden y si necesitas un poco de ayuda no olvides comunicarte con nosotros.